Poucas ferramentas são tão úteis para gerenciar a carga de trabalho da manutenção com eficácia como o backlog da manutenção. Em muitas empresas hoje em dia a gestão do backlog de manutenção tem sido negligenciado. 

Como resultado, a manutenção acaba se afogando em seus próprios dados. Um sistema mal gerido tem um efeito dramático sobre a totalidade da prestação de serviços de manutenção. 

Embora a situação possa parecer aleatória e caótica, existem vários sintomas comuns de má gestão do backlog. Entre elas podemos citar: Muitas ordens de serviço duplicadas. Este é um dos principais problemas que causam o acúmulo de resíduos nesta área. 

Especialmente se não descobertas, elas podem resultar em desperdício de recursos para quem investiga as tarefas já concluídas. Há também os efeitos da requisição e reposição de materiais desnecessários, além de um esforço de planejamento adicional. 

Entradas de texto livre não padronizada, afetando a análise futura e melhoria contínua. Isso também pode levar a uma confusão no planejamento e execução das tarefas. 

Nenhuma indicação dos recursos necessários a serem utilizados posteriormente, dando apenas palpite sobre melhores indicações e não os verdadeiros níveis de recursos exigidos. 

Codificação pobre das ordens de serviço (sem regras de negócios para orientar) que afetam as análises futuras e a função da melhoria contínua. Isso pode contribuir para tarefas importantes estejam sendo enterrados entre as listas de ordens de serviço. 

Pouco foco nas prioridades, muitas ordens de trabalho não prioritárias. Isso resulta em ações corretivas conforme o capricho do supervisor, ou gerente de área. Como não há nada substancial para usar como um guia, ou dar uma classificação relevante a ao outro backlog. Muitas tarefas não mantidas no sistema de backlog. Mantido em listas externas ao sistema corporativo. 

A fé no sistema de acumulação, e os sistemas de entrega de manutenção em geral, são corroídos. Além de todas estas questões, uma carteira de backlog gerenciada com precisão é o precursor dos sistemas de planejamento e programação eficientes, o que é um dos principais impulsionadores da produtividade do trabalho. Ganhar o controle da carteira de manutenção é, inicialmente, uma tarefa difícil. Exigir uma grande quantidade de esforço e desenvolvimento de processos. Mantê-lo sob controle é o produto de sistemas direcionados corretamente aplicados de forma disciplinada pelos planejadores qualificados, supervisores e todos os envolvidos no processo de ordem de serviço. 

Um sistema de backlog mantido corretamente irá proporcionar muitos benefícios para a organização. O sistema tem o controle sobre a qualidade das tarefas a serem executadas, a qualidade dos dados utilizados nesta execução e da qualidade dos dados que retornam ao sistema ou arquivos para análise ou melhorias futuras. Manutenção não pode ultrapassar a fase reativa, sem um controle firme sobre esta área.